La CNSS prépare la numérisation de 600.000 dossiers médicaux d’archives

La Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) est à la recherche d'un prestataire pour la numérisation complète de ses dossiers médicaux et d'hospitalisation, un chantier qui devra être achevé en 12 mois pour un coût estimé à 1,9 million de DH.

Le projet concerne la numérisation de deux types de dossiers (médicaux et d'hospitalisation) provenant de deux sources distinctes, pour un total de près de 9 millions de pages :

Archives déjà externalisées :

- 280.000 dossiers actuellement conservés chez un prestataire externe.

- Volume estimé à 6.580.000 pages.

Archives situées dans les polycliniques :

- 320.400 dossiers répartis dans 13 polycliniques 

- Volume estimé à 2.220.000 pages.

Le processus opérationnel (en 4 étapes clés)

Le prestataire devra, selon le cahier des charges, suivre un processus rigoureux, se déroulant entièrement dans les locaux de la CNSS à Casablanca :

1- Préparation des documents :

• Extraction et conditionnement des dossiers pour la numérisation.

• Tri des documents, séparation des pièces attachées et élimination des éléments non désirés (notamment les films radiologiques).

2- Numérisation :

Les documents doivent être scannés en respectant des paramètres techniques stricts.

Le prestataire doit utiliser des scanners professionnels avec détection de double alimentation, et des logiciels capables de traiter et d'améliorer les images (suppression du bruit, redressement, etc.).

3- Indexation :

Après la numérisation, chaque dossier doit être indexé avec un maximum de 6 champs de données pour permettre sa recherche future. Les informations à saisir sont :

- Type de dossier (médical ou hospitalisation) ;

- Nom de la polyclinique ;

- Numéro de séjour et numéro IPP (Identifiant Patient Permanent) ;

- Nom, prénom et date d'entrée du patient.

4- Contrôle qualité et livraison :

• Un contrôle strict de la qualité des images et de l'exactitude des index est exigé, avec un seuil de rejet toléré de seulement 1%.

• Les fichiers numérisés (PDF) et les index (fichier Excel) doivent être livrés sur des disques durs SSD de 2 To, qui resteront la propriété de la CNSS.

• La livraison se fera par trimestre et sera validée par un procès-verbal.

Le prestataire devra fournir des rapports de production et de qualité mensuels à la CNSS pour assurer un suivi rigoureux.

Les données sont "la propriété exclusive et inaliénable de la CNSS". Le prestataire n'a en aucun cas le droit de les divulguer ou de les utiliser. Une sauvegarde des données devra être conservée pendant trois mois après la fin du projet.