Management: Mettre en place des équipes efficaces

Une équipe est un groupe restreint de personnes qui se basent sur les compétences des uns et des autres et qui collaborent ensemble pour arriver à un résultat dont ils se sentent tous responsables.

Mais mettre en place une équipe efficace et performante demande un travail de fond: choisir les bonnes personnes, savoir utiliser la diversité des opinions, résoudre les conflits, travailler la communication interne, et la prise de décision collective.

La première chose qu'il faut décider c'est évaluer si vous avez vraiment besoin d'une équipe pour la tâche en question. Il existe des tâches qui requièrent juste une personne ou une task force avec des compétences techniques bien déterminées. Si vous n'avez pas le temps, ou s'il s'agit d'une question technique ou de routine ou d'un travail quantitatif, il ne vous faut pas une équipe, mais juste une ou plusieurs personnes.

Mais si vous avez besoin d'impliquer un maximum de compétences ou vous cherchez à mobiliser votre staff pour une cause commune, ou le motiver à prendre une décision collective, ou à l'encourager à partager leurs idées et leurs expériences, ou de vous assurer que la solution proposée est la réponse adéquate à un problème complexe, le travail d'équipe est la meilleure méthode. Ceci veut dire qu'au préalable vous devrez cerner la nature du problème et comprendre son degré de complexité. Ensuite, vous devez déterminer d'une façon claire et simple le résultat escompté. Ce travail préliminaire va vous aider à décider si oui ou non vous avez besoin d'une équipe.

La mise en place d'une vraie équipe efficace passe par cinq étapes: forming, storming, norming, performing, et transforming.

Ces anglicismes veulent dire qu'une équipe se forme, puis elle passe par une zone de turbulence, due aux conflits internes, avant de mettre en place des règles et réaliser le travail demandé; après quoi l'équipe se dissout: elle se transforme en autre chose.

Forming: La période de formation demande un peu de temps, nécessaire pour que les membres se connaissent et partagent leurs idées et avis. C'est le moment également de tester les compétences de leadership chez celle ou celui qui coordonne les activités de l'équipe. C'est une période transformative importante: les membres vont devoir s'adapter à une nouvelle situation qui leur demande d'agir et de "réfléchir" en tant qu'équipe.

Storming: L'équipe n'avance pas; les membres sont frustrés; les différences d'opinions et de personnalités surgissent; les conflits apparaissent. Les gens se pointent le doigt. Chacun se plie sur soi-même et essaye de faire le maximum dans son petit coin. Ce qu'il faut retenir c'est que c'est une phase normale dans la "vie" d'une équipe. Au lieu de paniquer face à la tension et les conflits, le leader et les membres doivent reconnaître ces problèmes et travailler pour les analyser et les dépasser.

Norming: Les membres commencent à comprendre leurs différences et à respecter les avis contraires. Ils reconnaissent les rôles de tout un chacun et ils étudient comment réconcilier leurs différentes positions. Ils mettent en place des règles concernant la prise de parole, la ponctualité, le respect des avis contraires, le processus de prise de décision, la formulation des rapports et des procès-verbaux des réunions. Les relations professionnelles et personnelles commencent à se tisser. Le leader essaye de maintenir l'équipe soudée et solidaire malgré les différences d'opinons. La diversité est reconnue comme une richesse du groupe.

Performing: Une fois l'équipe est capable de résoudre ses problèmes et à mettre en place des règles de travail, elle entame la phase de performance. Diagnostiquer les problèmes, les analyser, et proposer des solutions. Les techniques de brainstorming et de prise de décision collective sont adoptées. Les solutions sont arrêtées. L'équipe est super-motivée! Elle travaille dur, mais, en contrepartie, elle commence à voir le bout du tunnel. Les compliments et la reconnaissance des contributions des uns des autres sont sources de motivation pour tout le monde.

Transforming: L'objectif est atteint; le travail est satisfaisant. Les membres de l'équipe doivent passer à autre chose. C'est une période difficile également. Une équipe gagnante ne disparait pas dans la nature facilement. L'attachement affectif et intellectuel des uns et des autres fait en sorte que des nostalgies restent et le sevrage est dur. Mais la transformation est nécessaire. Il faut passer à autre chose.

Le travail d'équipe est une méthode de prise de décision parmi d'autres. Utilisez cette approche d'une façon efficace. Ne confondez pas "équipe" avec "comité" ou "commission" ou "task force". Les membres du "comité" ou de la "commission" n'interagissent pas entre eux/elles pour arriver à une décision collégiale. La task force est plus technique et opérationnelle. L'équipe est un groupe plus complexe et mérite toute l'attention que vous pouvez lui donner. Choisissez bien vos équipes et n'oubliez pas de leur donner toutes les conditions de succès. C'est ainsi que vous pourrez avoir les meilleurs résultats possibles.